Risk Management

Reden wir über IT-Projektmanagement und die klassische Projektkrise

Ihr Projekt zeigt einige oder sogar alle der folgenden Symptome …

  • die Kritik Ihres Projektkunden nimmt stetig zu, ultimative Mails und offizielle Schreiben folgen
  • Kundenmeetings gleichen Tribunalen. Vorwürfe, einseitige Schuldzuweisungen, Fingerpointing
  • Ihr Projektteam arbeitet regelmäßig an Wochenenden
  • der Endtermin steht (angeblich) aber die offenen Arbeitspakete wachsen zu einer Bugwelle an
  • Projekt-Meilensteine kippen ohne Vorwarnung
  • Konflikte über den Projektumfang sind an der Tagesordnung
  • die künftigen Anwender wollen das System nicht (mehr) haben
  • angrenzende Arbeitsabläufe und Schnittstellen für das neue System wurden vergessen
  • Anforderungen wurden schlicht übersehen
  • der Druck des Managements auf das Projekt steigt auf Rekordwerte
  • immer umfangreicheres Krisen-Reporting raubt dem Projektmanager wertvolle Arbeitszeit
  • der Projektmanager steht unter Beschuss. Ist er der Situation gewachsen?
  • die Projektkosten und Termine geraten immer mehr außer Kontrolle. Der Fertigstellungsgrad ist unklar. Die Komplexität des Projekts wird offensichtlich nicht mehr bewältigt.
  • jeder weitere Tag der Projektkrise beschädigt Ihr IT-Projektmanagement, kostet Vertrauen und verschlechtert die ehemals gute Beziehung zum Kunden bzw. Anwender

…dann haben sich vier Strategien bewährt

Externes Krisenmanagement

Die frühzeitige Unterstützung durch einen spezialisierten, externen Projektmanager mit nachgewiesener Erfahrung in der Bewältigung von Projektkrisen hat sich schon oft bewährt. Dabei sollte der bisherige Projektmanager möglichst nicht „gefeuert“, sondern aus der Schusslinie genommen, unterstützt und stabilisiert werden.

Mitarbeiter mit Kenntnis der Hintergründe und der Historie sind eine wertvolle Informationsquelle. Wichtig: Je früher die Unterstützung desto erfolgreicher.

Klassisch + Agil

Der kombinierte Einsatz von Klassischen und Agilen Management Methoden zur Steuerung des Projekts und als „Best Practice“ zur Bewältigung von Komplexität ist der richtige Weg aus der Krise. Dazu gehört gezieltes Loslassen bisheriger (meist klassischer) Planungsansätze und Vorgehensweisen.

Betont offene Kommunikation

Offene und ehrliche Kommunikation fällt vielen in der Krise mehr als schwer. Vor allem dann, wenn die Fronten verhärtet sind. Oft fällt es auch schwer, die Krise überhaupt als solche zu akzeptieren.

Aber: Nur Teams und Entscheider mit korrektem und vollständigem Informationsstand haben eine Chance, richtig zu handeln und optimal zu entscheiden. Bei Krisenprojekten ist ehrliche und vollständige Kommunikation ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor. Das hat nichts mit Naivität zu tun, eher mit Mut. Falsch oder nicht informierte Stakeholder sind eine Gefahr für das Projekt. Gut informierte Stakeholder arbeiten meistens mit und versuchen zu helfen.

Gesamtheitlicher Ansatz

Die Unterstützung des gesamten Projekt und Geschäftsumfeldes durch Berater mit ausgewiesener Erfahrung im Transformation Management sollte nicht vergessen werden. Projekte ändern das Umfeld oft erheblich, z.B.:

  • die Art mit Anwendungen zu arbeiten,
  • den Betrieb von Anwendungen,
  • wesentliche Geschäftsprozesse,
  • die notwendigen Mitarbeiterqualifikationen,
  • die Organisationsstruktur.

Gleichzeitig wirkt das Umfeld auf Projekte (direkt und indirekt) zurück. In der reibungslosen Geschäfts- und Betriebstransformation liegt ein wichtiger Erfolgsfaktor für Projekte.