Arbeitszeiterfassung: Eckpunkte und Ausnahmen

Vertrauensarbeitszeit muss möglich bleiben, aber nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 sind in Deutschland tätige Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Mussten bisher nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, müssen Unternehmen nun die gesamte Arbeitszeit erfassen, von der Länge des Arbeitstages über Pausen, Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten.

Änderungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)

Im Jahr 2023 wurden die folgenden Gesetzesänderungen umgesetzt:

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten werden am jeweiligen Arbeitstag elektronisch erfasst und mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Die Verpflichtung zur taggleichen Aufzeichnung kann nur durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung durchbrochen werden. In diesem Fall kann die Aufzeichnung auch an einem anderen Tag erfolgen, jedoch spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Tag der Arbeitsleistung.

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG-E können die Beschäftigten selbst die Arbeitszeit dokumentieren. Letztlich ist aber der Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung verantwortlich. Er muss “durch geeignete Maßnahmen sicherstellen”, dass ihm “Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften über die Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt sind”. Die Verpflichtung gilt grundsätzlich ab dem ersten Tag des auf das Inkrafttreten folgenden Quartals und Verstöße sind nach § 20 ArbZG mit Geldbußen bis zu 30.000 Euro bedroht.

Der Arbeitgeber muss seinen Beschäftigten auf Verlangen Auskunft über die aufgezeichnete Arbeitszeit erteilen und ihnen gegebenenfalls eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung stellen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Die nichtelektronische Zeiterfassung wird noch bis zu einem Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes erlaubt sein, damit sich die Unternehmen entsprechend umstellen können. Die Übergangsfrist hängt von der Größe des Unternehmens ab: zwei Jahre für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und fünf Jahre für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten.

Neben den bereits verwendeten Zeiterfassungsgeräten wären dem Entwurf zufolge auch andere Formen der elektronischen Zeiterfassung über Apps oder Excel-Tabellen möglich.

Regulierung für kleine Unternehmen und Tarifverträge

Unternehmensverbände und Gewerkschaften können Ausnahmen oder Klauseln vereinbaren, die eine Regulierung auf Unternehmensebene durch die Geschäftsleitung und den Betriebsrat ermöglichen.

Nichtelektronische Zeiterfassung

Dokumentation nicht am selben Tag, sondern spätestens eine Woche nach der Arbeitsleistung
Vollständiger Verzicht auf die Aufzeichnung

Ausnahmen sind für Arbeitnehmer vorgesehen, deren Arbeitszeit aufgrund der besonderen Merkmale ihrer Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird oder von den Arbeitnehmern selbst festgelegt werden kann, wie im Falle von Forschern. Darüber hinaus können Unternehmen mit weniger als zehn Arbeitnehmern, ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte in Deutschland, die bis zu zehn Arbeitnehmer nach Deutschland entsenden, und Haushalte, die Hausangestellte beschäftigen, ganz auf das elektronische Formular verzichten.

Registrierung und Schutz der personenbezogenen Daten

Mit der Einführung der digitalen Arbeitszeiterfassung gewinnt die Frage des Arbeitnehmerdatenschutzes in den Unternehmen weiter an Bedeutung. Bei jeder Arbeitszeiterfassung erhebt der Arbeitgeber personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter und muss daher die Datenschutzbestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten. Grundsätzlich kann und muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen und die entsprechenden Daten verarbeiten. Denn die Arbeitszeiterfassung ist für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig und der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein System zu unterhalten, mit dem die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers gemessen werden kann.

Entscheidend für die Vereinbarkeit von Datenschutz und Zeiterfassung ist die Einhaltung der Grundsätze des Artikels 5 der DSGVO. Diese besagen u.a., dass Daten nur für eindeutige und rechtmäßige Zwecke erhoben und nicht für andere Zwecke verarbeitet werden dürfen. Außerdem dürfen nur Daten erhoben und verarbeitet werden, die für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind. Alle personenbezogenen Daten müssen nach Ende des Zwecks und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Bei Zweifeln bezüglich der Arbeitszeiterfassung und des Datenschutzes ist es immer ratsam, sich an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder den Betriebs- oder Personalrat zu wenden. Letzterer sollte Auskunft darüber geben können, wer und wo Zugriff auf die erfassten Daten hat und ob es dafür eine Rechtsgrundlage gibt.

Vorteile für beide Parteien

Die digitale Zeiterfassung bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer Vorteile.

Zu den wichtigsten Vorteilen für Unternehmen gehören:

Die Vereinfachung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Gerade in großen Unternehmen mit mehreren hundert oder tausenden von Mitarbeitern kann die digitale Zeiterfassung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine große Hilfe sein. Arbeits- und Überstunden müssen nicht mehr einzeln berechnet werden, sondern werden automatisch in ein System übertragen und verschaffen den Unternehmen einen Überblick über Fehlzeiten und Auslastung. Außerdem spart der Arbeitgeber durch die elektronische Zeiterfassung viel Verwaltungsaufwand und kann wesentlich effizienter arbeiten.

Bessere Einsatzplanung: Die Zeiterfassung ermöglicht es den Unternehmen, das Personal effizienter einzusetzen. Dank der minutengenauen Berechnung der Arbeitszeit kann sich der Arbeitgeber schnell einen Überblick verschaffen, welche Mitarbeiter noch Kapazitäten für zusätzliche Aufgaben haben und welche Mitarbeiter entlastet werden müssen. Darüber hinaus können historische Daten über Fehlzeiten wie Urlaubs- oder Krankheitszeiten helfen, den Personaleinsatz zu optimieren.

Transparenz und Sicherheit: Mit der digitalen Zeiterfassung sind Unternehmen rechtlich besser abgesichert. Sie können die Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten gegenüber dem Gesetzgeber nachweisen und laufen somit nicht Gefahr, gegen das Arbeitnehmerschutzgesetz und das Arbeitsrecht zu verstoßen.

Entgegen der Annahme, dass es sich nur um eine Überwachungsmethode handelt, bietet dieses Instrument den Arbeitnehmern mehrere Vorteile:

Fairness: Arbeitnehmer, die viel zu tun haben, neigen dazu, Überstunden zu machen. Wenn sie dafür keinen Ausgleich in Form von Zuschlägen oder Urlaub erhalten, kommt es schnell zu Frustration und Demotivation. Die Zeiterfassung kann hier Abhilfe schaffen. Alle zusätzlich geleisteten Stunden werden auf den individuellen Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter gutgeschrieben und können bei Gelegenheit “abgefeiert” werden. Das sorgt für Fairness innerhalb der Belegschaft und verhindert, dass sich Mitarbeiter aufgrund ihres Arbeitsaufkommens gegenüber ihren Kollegen benachteiligt fühlen.

Transparenz: Wenn die Beschäftigten über individuelle Arbeitszeitkonten verfügen, haben sie jederzeit einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden. Sowohl Über- als auch Unterstunden können in Absprache mit den Vorgesetzten eingesehen und bezahlt werden.

Erleichterung der Planung: Die Transparenz, die die Mitarbeiter durch die Zeiterfassung gewinnen, steht in engem Zusammenhang mit der Vereinfachung der Planung der eigenen Arbeitszeit. Urlaube und Abwesenheiten lassen sich besser im Voraus kalkulieren.

Software zur Zeiterfassung

Ein geeignetes System zur Arbeitszeiterfassung ist heute softwarebasiert. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: Entweder Stand-alone-Lösungen, mit denen nur Arbeitszeiten erfasst werden können. Oder All-in-One-Lösungen, die neben der Zeiterfassung weitere Funktionen bieten. Letzteres ist bei Momozeit der Fall, entwickelt von der Pronto Web GmbH.

Die Plattform ermöglicht nicht nur die Erfassung von Arbeitszeiten, sondern auch von Projektzeiten, Abwesenheiten, Urlaub/Krankheit sowie die Erstellung von Auswertungen. Momozeit ermöglicht zudem den Up- und Download von Excel-Dokumenten, verfügt über eine DATEV-Schnittstelle und ist mit allen Geräten kompatibel. Außerdem bietet es einen Support-Service bei Betrieb und Inbetriebnahme sowie eine kurze Amortisationszeit. Auf der Website kann man die Software kostenlos testen und sich die drei Pakete der Plattform ansehen.

Entgegen dem Ziel, Unternehmen und ihre Mitarbeiter zu schützen, kursieren derzeit im Internet falsche Vorstellungen über die Entscheidung des Arbeitsgerichts. Eine davon ist die des Endes der Vertrauensarbeitszeit. Wie der Name schon sagt, basiert das Vertrauensarbeitszeitmodell auf dem gegenseitigen Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Während sich der Arbeitgeber auf die Leistung seiner Mitarbeiter verlassen kann, will das BAG-Urteil Eigenverantwortung und Produktivität fördern, so dass die Arbeitnehmer motivierter sind, wenn sie wissen, dass ihre Überstunden angerechnet werden. Darüber hinaus kann die Arbeitszeit weiterhin frei gestaltet werden, wobei Ruhepausen, Ruhezeiten und die tägliche Höchstarbeitszeit berücksichtigt werden, wenn beide Parteien dies vereinbaren. Die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz der Arbeitnehmer und das Arbeitszeitgesetz waren schon vorher gültig, neu ist nur die gesetzliche Dokumentationspflicht.