Umstellung auf ein digitales Arbeitsumfeld

Immer mehr Unternehmen arbeiten in einem vollständig digitalen Umfeld, aber was bedeutet dieser Wandel wirklich? Vor der Pandemie arbeiteten nur 8 % der Beschäftigten mit Remote-Fähigkeit (d. h., dass sie ihre Arbeit zumindest teilweise von zu Hause aus erledigen können) ausschließlich von zu Hause aus, während etwa ein Drittel ein hybrides Arbeitsmodell hatte.

Die Pandemie zwang die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten dazu, in irgendeiner Form ein Fernarbeitsmodell einzuführen, wobei bis Mai 2020 bis zu 70 % ausschließlich von zu Hause aus arbeiteten.

Im Februar 2022 arbeitete die Mehrheit der Beschäftigten mit der Möglichkeit zur Telearbeit immer noch zumindest teilweise von zu Hause aus, aber die Mischung war fast gleichmäßig verteilt: 42 % arbeiteten in einem hybriden Arbeitsmodell und 39 % ausschließlich von zu Hause aus.

Die rasche Einführung des hybriden Arbeitens hat zu einem nie dagewesenen Wachstum der technologischen Möglichkeiten geführt. Die exponentielle Zunahme der Computerleistung, die sowohl Verbrauchern als auch Unternehmen zur Verfügung steht, sowie die enormen Verbesserungen bei der Internetanbindung verändern die Arbeitsweise von Arbeitnehmern und Unternehmen.

Darüber hinaus hat die Entwicklung der Cloud-Technologie die rasche Entwicklung digitaler Kommunikationsplattformen, nahezu unbegrenzte Speicherkapazitäten, Data Mining und erhöhte Sicherheit ermöglicht, wodurch die virtuelle und globale Zusammenarbeit in immer mehr Bereichen möglich wird.

Die Technologie, einschließlich virtueller Meeting-Tools und -Anwendungen, hat das Ende des ständigen Pendelns von 9 bis 5 Uhr ermöglicht und den digitalen Arbeitsplatz ortsunabhängig gemacht.

Die Mitarbeiter sind nicht mehr an einen Desktop-Computer und einen festen Schreibtisch in einem physischen Büro gebunden. Sie können fast jedes erdenkliche Gerät nutzen, um von jeder Plattform aus und zu jeder Zeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, von verschiedenen Städten oder von jedem Ort der Welt aus.

Wie man einen Rahmen für den digitalen Arbeitsplatz entwickelt

Auf der ganzen Welt haben Unternehmen eine Strategie für den digitalen Arbeitsplatz eingeführt, die das Engagement der Mitarbeiter verbessert und moderne Tools für die Zusammenarbeit und Unternehmensanwendungen umfasst. Initiativen für den digitalen Arbeitsplatz haben Einfluss darauf, wie die Technologie die Art der Arbeit der Mitarbeiter verändert und auch darauf, wo und wie die Arbeit erledigt wird.

Durch die Implementierung von Rahmenwerken für den digitalen Arbeitsplatz können Unternehmen die Barrieren, die einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit im Wege stehen, wirksam beseitigen. Eine vollständige digitale Transformation geschieht nicht über Nacht. Eine erfolgreiche Infrastruktur für den digitalen Arbeitsplatz ist eine, die die richtige Technologie und die richtigen Talente mit den zukünftigen Zielen eines Unternehmens in Einklang bringt.

Zu den wichtigsten Komponenten eines erfolgreichen digitalen Ökosystems gehören:

Synchrone und asynchrone Kommunikationskanäle

Ein digitaler Arbeitsplatz sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, synchron (oder in Echtzeit) miteinander zu kommunizieren, unabhängig von ihrem Standort oder dem Gerät, das sie verwenden. Dies kann den Wissensaustausch ermöglichen, wenn sich die Teams nicht in denselben Büroräumen befinden und nicht jeden Tag persönliche Treffen abhalten können. Die asynchrone Kommunikation ist auch deshalb wichtig, weil sie es den Mitarbeitern ermöglicht, auf Nachrichten in ihrer eigenen Zeit zu reagieren, und weil sie den Mitgliedern entfernter Teams die Möglichkeit gibt, ihren eigenen Arbeitsplan zu erstellen.

Projektverwaltung

Der digitale Arbeitsplatz kann ein besseres Projektmanagement ermöglichen, indem Richtlinien, Verfahren und Grundsätze für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts von der Konzeption bis zum Abschluss festgelegt werden. So wird sichergestellt, dass alle beteiligten Abteilungen im Unternehmen effektiv zusammenarbeiten können, um die Projektziele zu erreichen.

Teams können neue Projekte direkt auf der digitalen Arbeitsplattform erstellen und in Echtzeit zusammenarbeiten. Darüber hinaus können sie Projekte verwalten und verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden und die Projektinformationen für alle Beteiligten leicht zugänglich sind.

Prozessmanagement

Das Prozessmanagement unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Bearbeitung und Analyse der internen Prozesse, die das Herzstück ihres Unternehmens bilden, und hilft dabei, den aktuellen Zustand des Unternehmens zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.

Mit einem digitalen Arbeitsplatz können Unternehmen ihre internen Geschäftsprozesse digitalisieren und in optimierte Arbeitsabläufe umwandeln. Digitale Arbeitsplätze können sich wiederholende, routinemäßige und vorhersehbare Teile eines Prozesses identifizieren und automatisieren, wodurch die Mitarbeiter Zeit sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Fallmanagement

Case Management ist die Methode der Informationsverarbeitung durch eine Kombination aus digitalisierten Arbeitsabläufen und menschlicher Entscheidungsfindung. Es bietet eine dynamische Struktur für die Ausführung von unvorhersehbaren und nicht routinemäßigen Geschäftsprozessen, die eine komplexe Entscheidungsfindung erfordern.

Die Fälle können je nach Organisation unterschiedlich sein. Ein Fall kann zum Beispiel die Bearbeitung einer Serviceanfrage oder die Lösung einer Kundenbeschwerde sein. Ein digitaler Arbeitsplatz erleichtert das Fallmanagement für mehrere Benutzer über eine einzige Schnittstelle. Außerdem erleichtert er die effektive Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass vorrangige Fälle innerhalb des Unternehmens schnell gelöst werden.

Analytik

Ein wichtiger Aspekt einer erfolgreichen Strategie für den digitalen Arbeitsplatz ist die Implementierung von detaillierten und intelligenten Analysetools. Diese Tools helfen dabei, große Mengen an unzusammenhängenden Daten, die in einer digitalen Arbeitsplatzumgebung generiert werden, in verwertbare Informationen umzuwandeln.

Mit einer klaren, auf den digitalen Arbeitsplatz abgestimmten Analytik können Unternehmen Unternehmensdaten leicht in Diagramme, Infografiken und vereinfachte Formulare übersetzen, um einen besseren Einblick zu erhalten. Darüber hinaus kann ein digitaler Arbeitsplatz mit leistungsstarken Analysewerkzeugen alles aus der Vogelperspektive betrachten, um wichtige Entscheidungen zu treffen.

Warum lohnt es sich, digital zu werden

Zu den zahlreichen Vorteilen der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes gehören:

Die globale Zusammenarbeit bei der Arbeit wird durch eine Vielzahl von Kollaborationsplattformen erleichtert.

Fernarbeit kann nicht nur die Produktivität steigern, sondern ermöglicht auch Flexibilität für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterbindung, verbesserter Produktivität und größerer Arbeitsplatzzufriedenheit und -erfahrung für die gesamte Belegschaft.
Enorme Kosteneinsparungen durch die Verringerung der Notwendigkeit von Reisen, teuren Immobilien und anderen konventionellen Betriebskosten.
Verbesserte geschäftliche Konnektivität, Flexibilität und Agilität, mit mehr Möglichkeiten, Geschäftsziele schneller zu erreichen.
Durch die Verlagerung von Arbeitsabläufen in den digitalen Raum werden mehr Informationen über die täglichen Abläufe bereitgestellt und die Transparenz verbessert, was dazu beiträgt, Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Digitale Arbeitsplätze ermöglichen es einem Unternehmen, die besten Talente zu gewinnen, da sie nicht an geografische oder örtliche Beschränkungen gebunden sind.

Wie kann man digitaler Technologien am Arbeitsplatz sicherstellen?

Die digitalen Technologien haben zwar viele Vorteile gebracht, aber der digitale Arbeitsplatz weist auch einige grundlegende Mängel auf:

Technische Probleme

Entfernte oder inkonsistente Qualität der Netzwerkverbindungen
Die Unternehmensnetzwerke sind nicht für die wachsenden Anforderungen des hybriden Arbeitens, insbesondere für Video, gerüstet
Inkompatible Geräte
Schlechte Audio- und Videoqualität

Nicht für die hybride Zusammenarbeit optimierte Arbeitsbereiche, sowohl zu Hause als auch im Büro
Sicherheitsrisiken durch die Verwaltung mehrerer Geräte und Netzwerke
Mangel an sofortiger technischer Unterstützung vor Ort

Soziale und kulturelle Probleme

Schwierigkeiten bei der Trennung von Privat- und Berufsleben
Gefühl der persönlichen Isolation oder sozialen Entfremdung
Zögern oder Schwierigkeiten bei der Einführung hybrider Kommunikationstechnologien
Geringere Motivation und Moral des Teams

Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur
Unklare Leistungsmetriken

Am digitalen Arbeitsplatz sind Big Data und Analysen von entscheidender Bedeutung, um die Leistung der Endbenutzer zu verstehen und zu erkennen, welche Benutzergemeinschaften betroffen sind. Wenn du in der Lage bist, jede Ebene Ihres hybriden Arbeits-Ökosystems zu überblicken, erhaltst du eine Vielzahl von Informationen und Erkenntnissen, die den Zusammenhalt im Team, das Kostenmanagement, die Innovation und das Wachstum fördern.

Aufgrund der disparaten Natur der hybriden Arbeit kann ein digitaler Arbeitsplatz aus Dutzenden oder sogar Hunderten von verschiedenen Anwendungen, Geräten, Netzwerken und Standorten bestehen. Daher ist es wichtig, die Leistung in Echtzeit zu überwachen und die Möglichkeit zu haben, sofort auf Probleme zu reagieren.

In unserem Bereich Digital Workplace erfahrst du mehr über die von uns angebotenen Dienstleistungen in diesem Bereich.