IT-Projektmanagement: Eckpunkte und Methoden

IT-Projektmanagement ist eine Variante des allgemeinen Projektmanagements, die sich auf die Initiierung, Planung, Durchführung und den Abschluss von IT-Projekten bezieht. IT-Projekte sind zum Beispiel:

Einführung von meist umfangreicherer Software
Entwicklung und Optimierung von Websites oder Webanwendungen

Migrationsprojekte im Rahmen von Softwareänderungen oder größeren Versionswechseln
Projekte zur Erweiterung einer IT-Infrastruktur
Projekte zur Verknüpfung verschiedener IT-Komponenten
Projekte zur Auslagerung von bisher intern erbrachten Leistungen an externe Dienstleister
Projekte zur Wartung oder zum Re-Engineering großer IT-Systeme

IT-Projektmanagement umfasst nicht nur die klassischen Aufgaben von Projektmanagern, sondern ist auch dadurch gekennzeichnet, dass IT-Projektmanager die menschliche Schnittstelle zwischen Anwendungsentwicklung und Anwendern sind. Daher müssen sie über besonders ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten in den Bereichen Kommunikation und Führung sowie über ein gewisses Maß an technischem Wissen verfügen.

Methoden des Projektmanagements

Eine Projektmanagement-Methode ist ein System von Grundsätzen, Techniken und Verfahren, die von Personen angewandt werden, die in derselben Disziplin arbeiten. Die wichtigsten Methoden unterscheiden sich nicht nur in ihrer Struktur, sondern auch in der Art der zu erbringenden Leistungen, der Arbeitsabläufe und sogar der Projektmanagement-Software.

Wasserfallmethode

Bei dieser Methode werden alle Projektschritte nacheinander abgearbeitet, bis das Projekt abgeschlossen ist. Dieses Verfahren kann angewendet werden, wenn die Anforderungen stabil sind und das Team klein ist.

Im Vergleich zu anderen Methoden konzentriert sich die Wasserfallmethode vor allem auf eine Reihe klarer und definierter Schritte. Die Struktur ist einfach, da jedes Projekt diese Schritte durchläuft: Anforderungserfassung und -dokumentation, Systementwurf, Implementierung, Tests, Lieferung/Implementierung und Wartung.

Mit dieser Methode kann zu Beginn ein festes Ziel festgelegt werden, von dem die Teams nicht abweichen sollten. Bei kleinen Projekten mit klaren Zielen sorgt dieser Schritt dafür, dass sich das Team von Anfang an über das Gesamtziel im Klaren ist und es weniger wahrscheinlich ist, dass es sich im weiteren Verlauf des Projekts in den Details verliert.

Außerdem führt der methodische Wasserfall-Ansatz zu einer klaren Informationsübermittlung bei jedem Schritt. Auch wenn dies in Ihrem Unternehmen nicht der Fall ist, ist es ratsam, Informationen während des gesamten Projektlebenszyklus zu dokumentieren. Unabhängig davon, ob Sie Projekte bei jedem Schritt übergeben oder unerwartete personelle Veränderungen haben, werden beim Wasserfallverfahren die zugänglichen Informationen priorisiert, so dass sich neue Mitarbeiter bei Bedarf schnell einarbeiten können.

Phasen des Wasserfallkonzepts:

Sammeln und Dokumentieren von Anforderungen: Hier geht es darum, umfassende Informationen darüber zu sammeln, was das Projekt erfordert. Sie können diese Informationen auf unterschiedliche Weise sammeln, von Interviews und Fragebögen bis hin zu interaktiven Brainstormings. Am Ende dieser Phase sollten die Projektanforderungen klar sein, und Sie sollten über ein Anforderungsdokument verfügen, das an Ihr Team verteilt wurde.
Systementwurf: Nachdem die Anforderungen definiert sind, entwirft Ihr Team das System. In dieser Phase wird nicht kodiert, sondern das Team legt Spezifikationen fest, z. B. für die Programmiersprache oder die Hardwareanforderungen.
Implementierung: In dieser Phase findet die Programmierung statt. Die Programmierer nehmen die Informationen aus der vorherigen Phase und erstellen ein funktionales Produkt. In der Regel implementieren sie den Code in kleinen Stücken, die am Ende dieser Phase oder zu Beginn der nächsten Phase integriert werden.
Testen: Sobald der gesamte Code fertig ist, können die Produkttests beginnen. Die Prüfer finden Probleme und melden sie methodisch. Treten schwerwiegende Probleme auf, muss Ihr Projekt möglicherweise in die erste Phase zurückkehren, um neu bewertet zu werden.
Auslieferung/Installation: Das Produkt ist fertiggestellt, und Ihr Team reicht die zu installierenden oder einzuführenden Produkte ein.
Wartung: Das Produkt wurde an den Kunden ausgeliefert und ist in Gebrauch. Wenn Probleme auftreten, muss Ihr Team möglicherweise Patches und Updates erstellen, um sie zu beheben. Auch hier kann es sein, dass Sie bei schwerwiegenden Problemen zu Phase eins zurückkehren müssen.

Das traditionelle Projektmanagement bietet folgende Vorteile:

Einfach zu verstehen und anzuwenden
Ideal für kleine Projekte mit klar definierten Anforderungen

Effizienter Weg zur Fertigstellung des Projekts
Einfache Verfolgung des Projektfortschritts
Nützlich für das Risikomanagement
Maximale Kontrolle über das Projekt
Der Projektleiter hat einen klaren Überblick über das Projekt

Detaillierte Dokumentation ist verfügbar

Auf der anderen Seite gibt es folgende Nachteile:

Nicht empfehlenswert für große und komplexe Projekte
Geringe Flexibilität, nicht leicht anpassbar an Änderungen

Es dauert lange, bis das Projekt abgeschlossen ist
Nicht geeignet für Projekte mit sich schnell ändernden Anforderungen
Erfordert ein hohes Maß an Disziplin von den Teammitgliedern
Teammitglieder können sich mikromanipuliert fühlen
Die Dokumentation kann extrem langwierig sein

Agile Projektmanagement

Bei der agilen Projektmethodik werden Projekte in kleine Teile aufgeteilt. Diese Projektteile werden in Arbeitssitzungen abgeschlossen, die oft Sprints genannt werden. Sprints dauern in der Regel zwischen einigen Tagen und einigen Wochen. Diese Sitzungen reichen von der ersten Entwurfsphase bis hin zu Tests und Qualitätssicherung (QA).

Die agile Methodik ermöglicht es den Teams, die einzelnen Segmente nach und nach freizugeben, sobald sie fertiggestellt sind. Dieser kontinuierliche Veröffentlichungszeitplan ermöglicht es den Teams, zu zeigen, dass diese Segmente erfolgreich sind, und, falls nicht, Fehler schnell zu beheben. Man geht davon aus, dass dies dazu beiträgt, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in großem Maßstab zu verringern, da während des gesamten Projektlebenszyklus eine kontinuierliche Verbesserung stattfindet.

Auch die Anwesenheit oder Beteiligung eines Projektleiters ist nicht erforderlich. Während bei traditionellen Projektabwicklungsmethoden wie dem Wasserfallmodell ein Projektmanager für den Erfolg unabdingbar ist – hier verwaltet er das Budget, das Personal, den Projektumfang und andere Schlüsselelemente -, ist die Rolle des Projektmanagers bei APM auf die Teammitglieder verteilt.

In Anbetracht der Verlagerung der Arbeit von Projektmanagern zu agilen Teams erfordert das agile Projektmanagement, dass die Teammitglieder wissen, wie sie in diesem Rahmen arbeiten können. Sie müssen in der Lage sein, miteinander und mit den Benutzern zusammenzuarbeiten, um die Projekte auf Kurs zu halten. Darüber hinaus müssen sie in der Lage sein, die richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit zu ergreifen, um die Liefertermine einzuhalten.

Die fünf Phasen des agilen Projektmanagements:

Visualisierung: Das Projekt und das Gesamtprodukt werden zunächst konzeptioniert und die Bedürfnisse der Endkunden ermittelt. In dieser Phase wird auch festgelegt, wer an dem Projekt arbeiten wird und wer die Beteiligten sind.
Spekulation: In dieser Phase werden die ersten Anforderungen an das Produkt erstellt. Die Teams arbeiten zusammen, um eine Liste von Merkmalen des Endprodukts zu erstellen und anschließend Meilensteine für den Zeitplan des Projekts festzulegen.
Erkundung: Das Projekt konzentriert sich darauf, die Projektvorgaben einzuhalten, aber die Teams untersuchen auch Alternativen, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Die Teams arbeiten an einzelnen Meilensteinen und iterieren, bevor sie zum nächsten weitergehen.
Anpassung: Die Ergebnisse werden überprüft und die Teams passen sie bei Bedarf an. In dieser Phase geht es um Änderungen oder Korrekturen, die sich aus der Sicht der Kunden und Mitarbeiter ergeben. Es sollte ständig Feedback gegeben werden, damit jeder Teil des Projekts den Anforderungen der Endbenutzer entspricht. Das Projekt sollte sich mit jeder Iteration verbessern.
Die Ergebnisse werden überprüft und die Teams passen sie bei Bedarf an: Das endgültige Projekt wird mit den aktualisierten Anforderungen verglichen. Fehler oder Probleme, die während des Prozesses auftreten, sollten überprüft werden, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Vorteile des agilen Projektmanagements:

Die Designer haben mehr Freiheit, an Modellen zu arbeiten, die ihre Stärken ausspielen
Effiziente Ressourcennutzung, die eine schnelle Umsetzung ermöglicht
Erhöhte Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen
Schnelles Erkennen von Problemen, wodurch schnellere Lösungen möglich werden
Verstärkte Zusammenarbeit mit den Nutzern, was zu Produkten führt, die den Bedürfnissen der Nutzer besser entsprechen

Im Vergleich zu traditionellen Projektmanagementmethoden, wie z. B. dem Wasserfallverfahren, sind zu Beginn der Entwicklung keine klar definierten Ziele und Prozesse erforderlich

Es werden jedoch folgende Nachteile festgestellt:

Es erfordert ein hohes Maß an Disziplin von den Teammitgliedern
Teammitglieder können sich überfordert fühlen

Nicht geeignet für kleine Projekte mit klar definierten Anforderungen
Die Dokumentation kann extrem langwierig sein

Bei einem hybriden Ansatz wird das Projekt zunächst mit der traditionellen Methode geplant. Dann wird die agile Methode für die Ausführung verwendet. Diese Methode kombiniert das Beste aus beiden Welten und gibt dem Projektleiter mehr Kontrolle über das Projekt. Darüber hinaus hilft sie, die mit dem Projekt verbundenen Risiken zu verringern. Sie eignet sich am besten für große, komplexe Projekte und für Projekte mit sich schnell ändernden Anforderungen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die zu wählende Methode von der Art des Projekts und den Anforderungen des Projekts abhängt.

Andere Methodologien

Scrum

Die traditionelle Wasserfall-Methode weist einen längeren Prozess auf, bei dem die eigentliche Planung einige Monate dauern kann, bevor man zur nächsten Phase, dem Entwurf, übergeht. Auch die Entwurfsphase kann einige Monate in Anspruch nehmen, was dazu führen kann, dass ein Produkt auf den Markt kommt, das auf dem aktuellen Markt als veraltet gilt.

Bei Scrum reicht die Planung jedoch aus, um das Projekt zu starten, da es auf der oben beschriebenen agilen Struktur basiert. Es ist eine hervorragende Methode, um Verzögerungen bei der Produkteinführung zu vermeiden, da der gesamte Prozess auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet ist. Der Scrum-Master leitet Scrum-Sitzungen (Sprints), die innerhalb eines Zeitrahmens von 1 bis 3 Wochen stattfinden. Das Ergebnis ist ein iterativer Prozess, der dem Unternehmen viel Zeit und Geld spart.

PRINCE2

PRINCE2 (Projekte in kontrollierten Umgebungen). Es stammt ursprünglich aus dem Vereinigten Königreich und hat sich dort aufgrund seiner flexiblen Natur als Best Practice für das Projektmanagement durchgesetzt. Bei Prince2 sind die Inputs klar definiert, und für jedes Projekt gibt es eine geschäftliche Rechtfertigung.

Diese Managementmethode zeichnet sich auch durch Ergebnisse aus, die pünktlich und innerhalb des Kostenvoranschlags geliefert werden. Die Rollen werden vor Beginn des Projekts festgelegt, und jedes Mitglied ist sich seiner Verantwortung für eine erfolgreiche Projektdurchführung bewusst.

PERT

PERT (Project Evaluation Review Technique) ist ein beliebtes Verfahren in vielen Fertigungsunternehmen, da es die Zeit berücksichtigt, die für die Durchführung einer Aufgabe benötigt wird. Die Zeit ist ein wichtiger Faktor im Projektmanagement, da sie das Projektbudget bestimmt.

Adaptiver Projektrahmen

Robert K. Wysocki ist eine Autorität auf dem Gebiet des adaptiven Projektmanagementrahmens. In seinem Buch Adaptive Project Framework: Managing Complexity in the Face of Uncertainty (Adaptiver Projektrahmen: Management der Komplexität im Angesicht der Ungewissheit) spricht er über die Entdeckung neuer Anwendungen, für die der traditionelle lineare Ansatz nicht geeignet ist. Weiter führt er aus, dass “…die Schwierigkeit, vollständige Anforderungen zu Beginn des Projekts zu spezifizieren” der Hauptgrund dafür ist, dass die heutigen Projekte nicht den Anforderungen des traditionellen Projektmanagementansatzes entsprechen.

Die Lösung für dieses Dilemma liegt im Adaptive Project Framework, einem Prozess, der aus der Notwendigkeit heraus entstanden ist, sich an die sich ständig ändernden Phasen eines Projekts anzupassen.

Extreme Programmierung (XP)

Diese Methodik, die ebenfalls ihre Wurzeln im agilen Rahmenwerk hat, wurde in den 1990er Jahren von Kent Black entwickelt. Es handelt sich um eine Methode mit kurzen Lebenszyklen, deren Hauptziel die Verbesserung der Produktqualität und der Kundenzufriedenheit ist. Ihre Merkmale und Grundsätze setzen ein Managementteam voraus, das im Entwicklungsprozess nach Spitzenleistungen strebt. In seinem Buch Extreme Programming Explained erklärt Kent Black, dass die Methode zunehmend an Bedeutung gewinnt, weil “…XP besonders gut geeignet ist, kleinen Softwareentwicklungsteams zum Erfolg zu verhelfen.”

Kanban

Beim Kanban-Projektmanagementprozess entfallen die Sprints und Meilensteine, die Scrum bzw. den traditionellen Managementmethoden zugeschrieben werden. Was wir jedoch finden, ist ein visuellerer Ansatz für das Zeitmanagement, die Projektgröße und das Budget; diese drei Faktoren bestimmen den Erfolg eines jeden Projekts.

Diese Methode wurde in den 1940er Jahren von dem japanischen Unternehmen Toyota entwickelt. Die Idee hinter Kanban ist die kontinuierliche Lieferung, insbesondere in Kombination mit der Scrum-Methode. Sie verwendet ein System visueller Hinweise, die das Projektteam darüber informieren, was von den Aufgaben innerhalb des Projekts in Bezug auf Quantität und Qualität erwartet wird und wann die Aufgaben ausgeführt werden sollen.

Wie wähle ich die richtige Methode für mein Projekt?

Es gibt viele Ableger und Mischformen der oben beschriebenen Methoden, die zu fantastischen Ergebnissen geführt haben. Das Problem besteht jedoch darin, den richtigen Ansatz für das Management Ihrer Projekte zu finden, denn diese Ansätze dienen nur als Ausgangspunkt, und der verwendete Ansatz kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Hier sind einige Punkte, an denen du dich orientieren kannst:

Frag die Teammitglieder, was sich in der Vergangenheit bewährt hat. Dies wird dir helfen, die Optionen einzugrenzen.
Die Anforderungen oder Erwartungen deiner Kunden sollten klar definiert sein. Dabei ist zu beachten, dass die Anforderungen fest oder dynamisch sein können.
Die Ziele der Organisation skizzieren und auch die Kosten des Projekts berücksichtigen.

Wie wird das Team zusammengesetzt sein: Ist es virtuell oder physisch? Wird ein Teil der Arbeit ausgelagert?
Es ist durchaus akzeptabel, verschiedene positive Elemente aus jeder Methode auszuwählen, um einen Prozess zu schaffen, der für Ihr Team wahre Wunder bewirken kann.

In unserem Bereich Projektmanagement findest du weitere Informationen über die von uns angebotenen Dienstleistungen in diesem Gebiet.