Project Management

Reden wir über IT-Projektmanagement

Die Deadline ist nur noch einen Schritt entfernt. Der Geschäftsführer erwartet die Abschlusspräsentation. Und der Auftraggeber steht schon in den Startlöchern. Doch die Projektmanager bleiben cool, denn sie haben den Überblick und alles im Griff.

Aufgaben des Projektmanagers

IT-Projektmanager sind die menschliche Schnittstelle zwischen Anwendungsentwicklung und Anwendern.

Projektmanager planen, organisieren und steuern informationstechnische Projekte. Sie koordinieren alle beteiligten Mitarbeiter, Abteilungen und externe Dienstleister. Während der Umsetzung behalten sie den Zeitplan und das Budget immer im Blick. Die IT-Projektmanager haben sowohl die Ausführung als auch die Zielerreichung fest in der Hand. Wir holen mit so vielen Ressourcen wie nötig und so wenigen wie möglich das beste Ergebnis heraus.

Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Im Projektmanagement werden die Zusammenarbeit und der Austausch zwischen den Mitarbeitern gefördert, Ziele definiert, Release-Pläne erstellt und sich um die Aufgabenverteilung gekümmert. Außerdem werden Entscheidungen über die eingesetzten Methoden getroffen. Denn je nach Projekt können andere Plattformen, Entwicklungsumgebungen, Architekturen und Programmiersprachen sinnvoll sein.

Die vier Phasen des Projektmanagements :

Definition: Das Projekt wird analysiert, Ziele werden gesetzt (Sach-, Termin-, Kostenziele), Handlungs- und Verantwortungsbereiche werden festgelegt, benötigte Ressourcen werden ermittelt.

Planung: Nach der Erteilung eines Auftrags werden Projektleiter und Team bestimmt. Feinplanung: Das Projekt wird in Teilprojekte unterteilt und Arbeitsschritte werden festgelegt. Das Ende einer Teileinheit wird Meilenstein genannt. Eine genaue Planung der Ressourcen und ein Kostenplan entstehen.
Durchführung: Der Projektleiter überwacht den Verlauf, bei allen Abweichungen muss der Projektplan überarbeitet und kontrolliert werden.

Abschluss: Nach der Abnahme des Endergebnisses wird der gesamte Projektablauf analysiert und geprüft, zum Beispiel werden Punkte beachtet wie: Ablaufgestaltung, Planung und Konfliktlösung. Durch genaue Beobachtung beim Projektabschluss kann so der nächste Projektablauf optimiert werden.

Bei einem großen Projekt sind vor allem Transparenz und Kommunikation im Team besonders wichtig, da es nur so zu einem planvollen Ablauf und zur gemeinsamen Zielerreichung kommt.

Externes Krisenmanagement

Die frühzeitige Unterstützung durch einen spezialisierten, externen Projektmanager mit nachgewiesener Erfahrung in der Bewältigung von Projektkrisen hat sich schon oft bewährt. Dabei sollte der bisherige Projektmanager möglichst nicht „gefeuert“, sondern aus der Schusslinie genommen, unterstützt und stabilisiert werden.

Mitarbeiter mit Kenntnis der Hintergründe und der Historie sind eine wertvolle Informationsquelle. Wichtig: Je früher die Unterstützung desto erfolgreicher.

Klassisch + Agil

Der kombinierte Einsatz von Klassischen und Agilen Management Methoden zur Steuerung des Projekts und als „Best Practice“ zur Bewältigung von Komplexität ist der richtige Weg aus der Krise. Dazu gehört gezieltes Loslassen bisheriger (meist klassischer) Planungsansätze und Vorgehensweisen.

Betont offene Kommunikation

Offene und ehrliche Kommunikation fällt vielen in der Krise mehr als schwer. Vor allem dann, wenn die Fronten verhärtet sind. Oft fällt es auch schwer, die Krise überhaupt als solche zu akzeptieren.

Aber: Nur Teams und Entscheider mit korrektem und vollständigem Informationsstand haben eine Chance, richtig zu handeln und optimal zu entscheiden. Bei Krisenprojekten ist ehrliche und vollständige Kommunikation ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor. Das hat nichts mit Naivität zu tun, eher mit Mut. Falsch oder nicht informierte Stakeholder sind eine Gefahr für das Projekt. Gut informierte Stakeholder arbeiten meistens mit und versuchen zu helfen.

Gesamtheitlicher Ansatz

Die Unterstützung des gesamten Projekt und Geschäftsumfeldes durch Berater mit ausgewiesener Erfahrung im Transformation Management sollte nicht vergessen werden. Projekte ändern das Umfeld oft erheblich, z.B.:

  • die Art mit Anwendungen zu arbeiten,
  • den Betrieb von Anwendungen,
  • wesentliche Geschäftsprozesse,
  • die notwendigen Mitarbeiterqualifikationen,
  • die Organisationsstruktur.

Gleichzeitig wirkt das Umfeld auf Projekte (direkt und indirekt) zurück. In der reibungslosen Geschäfts- und Betriebstransformation liegt ein wichtiger Erfolgsfaktor für Projekte.

Eine nette Überschrift